Как избежать получения штрафа за использование чужой электронной подписи

Министерство цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности разъяснило, как правильно использовать электронную цифровую подпись (ЭЦП), чтобы избежать возможных штрафов за несоблюдение законодательства.

Теперь использование чужой ЭЦП может привести к административной ответственности. Для того чтобы избежать штрафных санкций, следует строго следовать нескольким правилам.

"Физические и юридические лица и индивидуальные предприниматели должны в полном соответствии с нормами законодательства Республики Казахстан обеспечить правильное оформление и подписание отчетности, договоров и других электронных документов, а также использование ЭЦП при выполнении различных действий (авторизация, доступ к персональным данным и т.д.)", - отметили в министерстве.

Как осуществлять сдачу отчетности с ЭЦП

С целью соблюдения законодательных норм и обеспечения удобства при сдаче отчетности и других действиях с ЭЦП рекомендуется применять следующие законные механизмы.

1. Оформление официальной доверенности

Руководитель юридического лица или его заместитель имеют право наделять полномочиями сотрудника или назначенное им лицо (в том числе аутсорсинговые организации) на подписание электронного документа, в соответствии с пунктом 3 статьи 10 закона "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

Физические лица или индивидуальные предприниматели могут оформить нотариальную доверенность на право подписи бухгалтеру или другому уполномоченному лицу. При этом необходимо использовать ЭЦП, зарегистрированную на собственное имя. В случае необходимости такая доверенность подлежит регистрации в соответствующих органах.

Другими словами, руководитель компании может дать своему сотруднику или сторонней организации право подписывать электронные документы. Для этого необходимо оформить нотариальную доверенность с использованием своей ЭЦП.

2. Использование собственной ЭЦП

Рекомендуется, чтобы руководители самостоятельно подписывали отчетность, что обеспечит соблюдение принципа персональной ответственности при использовании ЭЦП.

Кроме того, подчеркивается, что "физические и юридические лица должны принимать меры для защиты своей ЭЦП от неправомерного доступа и использования". За неисполнение этих мер предусмотрена административная ответственность.

"ЭЦП эквивалентна собственноручной подписи подписывающего лица и имеет те же юридические последствия при соблюдении условий законодательства Республики Казахстан об электронном документе и ЭЦП", - добавили в министерстве.

В министерстве напомнили, что за передачу закрытого ключа ЭЦП другим лицам предусмотрена ответственность с 1 января 2016 года.

Ранее сообщалось, что граждан могут привлечь к ответственности за использование чужой ЭЦП. Новые правила вступили в силу 13 марта. Ответственность может понести как лицо, передавшее ЭЦП, так и то, кто им воспользовался.

Размер административных штрафов за нарушение норм закона о защите персональных данных, включая незаконный сбор и обработку персональных данных, увеличен до трех раз. Теперь штрафы составляют от 30 до 2000 МРП (от 117 960 тенге до 7 миллионов 864 тысяч тенге).